Die Frage der Erstattung von Fahrtkosten regelt die Anlage 8 der KAVO. Hier wird unterschieden zwischen Dienstfahrten und zusätzlichen Fahrten zur Dienststätte, die sogenannte zweite Anfahrt.
a) Dienstfahrten
Die Regelungen zu den Dienstreisekosten versucht in § 2 Absatz 2 dem Umstand Rechnung zu tragen, dass man hin und wieder direkt von zu Hause zu einem Ort fährt, wo man dienstlich tätig wird, ohne dass man vorher seine Dienststätte aufgesucht hat.
In einer Arbeitsgruppe der KODA wurde dazu ein Infoblatt entwickelt, in dem unterschiedliche Varianten und Abrechnungsmodalitäten aufgezeigt werden. Dadurch sollte anschaulich werden, was man wie abrechnen kann oder eben auch nicht. Grob gesagt gilt: man kann die tatsächlich gefahrenen Kilometer abrechnen.
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b) Zusätzliche Fahrten zur Dienststätte
Gerade im pastoralen Dienst kommt es vor, dass man seine Tätigkeit für eine längere Zeit unterbricht, um dann später die Arbeit wieder aufzunehmen. Beispielsweise ist man bis 11 Uhr in der Schule zum Unterricht und hat dann erst wieder am Abend einen dienstlichen Termin im PGR XY. Sowohl die Fahrt zur Schule als auch zum PGR sind keine zusätzlichen Fahrten zur Dienststätte. Hierbei handelt es sich um Dienstfahrten, die nach den Maßgaben für die Anerkennung von Dienstfahrten abzurechnen sind (siehe Punkt a)).
Anders verhält es sich, wenn ich morgens zu meiner Dienststätte (also Büro) fahre und dort bis z.B. 12 Uhr arbeite. Dann fahre ich für eine längere Zeit nach Hause und komme um 17 Uhr wieder zurück zu meiner Dienststätte, weil dort beispielsweise noch ein Dienstgespräch stattfindet. In diesem Fall handelt es sich um eine zusätzliche Fahrt zu Dienststätte. Sie ist nach § 11 Absatz 2 der Anlage 8 zur KAVO zu vergüten.
Hier gibt es nun die Besonderheit, dass diese Fahrt vom Steuergesetz her als eine „Lohnleistung“ angesehen wird. D.h., sie wird auf das Einkommen angerechnet und versteuert. Deshalb wird diese Fahrt zwar bei der Fahrtkostenabrechnung entsprechend angegeben und kenntlich gemacht, sie wird aber nicht mit den Fahrtkostenerstattungen ausgezahlt sondern mit der Gehaltsabrechnung (abzgl. der zu zahlenden Steuer).
Gerade bei den zusätzlichen Fahrten gilt es für Mitarbeitende mit Vertrauensarbeitszeit – also GR und PR – bei der Planung der Arbeitszeit besonders darauf zu achten, dass eine solche zusätzliche Anfahrt erforderlich ist. Im Zweifelsfall sollte man dies vorher mit seinem Vorgesetzen klären – dieser zeichnet später euren Antrag auf Fahrtkostenerstattung ab und bestätigt damit, dass die dort aufgeführten Fahrten tatsächlich so erforderlich waren.
